プロジェクト紹介

客観的な目での業務の棚卸しと課題を整理が、 次のアクションにつながりました

ふらっとステーションドリームは、おいしい昼食で親しまれているだけでなく、ボランティアの皆さんにとっていきがいの場所。ですが、スタッフのご年齢が上がり、同じように継続できるかという不安も出てきていました。そこで、客観的に課題を整理するプロジェクトを実施しました。
プロボノチームは、運営スタッフにヒアリングをし、理事会をオブザーブ。利用者や、理事・スタッフへのアンケートも実施し、多角的に活動への理解を深めました。そして、中心メンバーの皆さんに途中報告をして方向性を確認しながら、丁寧にプロジェクトを進めました。
調査から聞こえてきたのは、いかにこの活動が地域にとって大切かという嬉しい言葉の数々。ボランティアの皆さんにとっての活動の意義も見えてきました。一方、継続のための課題も見えてきました。
最終提案では、具体的な改善案をご提示し、活動している皆さんとの話し合いをしました。慣れた方法を変えるというご提案は、長く続けている方ほど受け入れが難しいもの。それでも前に進んでみようという空気が生まれたのは、プロボノという外からの風が入った大きな成果でした。

（2021年3月7日時点の情報です）

コロナの影響もあり、またそれまでの慣れたやり方もあり、提案資料を活用できない状況が続いていました。しかし、状況が変わっていく中で、徐々に提案を活用しています。当時の代表が交替になったため、成果物のひとつである「役員の分担リスト」を活用しています。作業が可視化されたことで、一人で担っていた事務と会計業務について、他の理事が「できるところをやります」と声を挙げてくれました。また、買い物はネットを使ったり、少し高目でも近所の商店で調達するようになりました。
プロジェクトでの課題整理で、スタッフ間での話合いがそれまで十分でなかったと改めて気付き、それ以来、スタッフやボランティアの声を直接聞くことを心掛けています。
成果物の中でまだ活かせていない「分担表」や「各スタッフ業務の改善案」についても、今後状況が変わる中で、少しずつ活用していきたいと思っています。

[2021/7/8　ふらっとステーションドリーム理事長 松本様、副理事長・会計 馬場様へのヒアリングより]